Само по себе программное обеспечение редко является проблемой — все зависит от того, как вы его реализуете, по словам консультанта по бухгалтерскому учету в строительстве.
Скотт Франчини
scyther5 через Getty Images
Скотт Франчини является партнером в RedHammer из Феникса, аутсорсинговая бухгалтерская и консалтинговая фирма, специализирующаяся в строительной отрасли, занимала руководящие должности в Deloitte &Touche, Deloitte Consulting и Microsoft. Мнения принадлежат только автору.
Я внедряю бухгалтерское программное обеспечение с конца 90-х годов, и, несмотря на все технологические достижения, основы успешного внедрения не изменились. На протяжении многих лет я был свидетелем того, как бесчисленные проекты в различных отраслях, включая строительство, срывались — не потому, что программное обеспечение было некорректным, а потому, что компании допускали ошибки, которых можно было избежать в процессе разработки.Внедрение нового программного обеспечения является серьезной проблемой для любой организации, особенно в строительной отрасли, где расчет стоимости работ, управление субподрядчиками и отслеживание соответствия требованиям усложняют задачу. Ниже приведены 10 самых серьезных ошибок, которые, по моим наблюдениям, допускали компании за последние годы при внедрении новых программных систем, и способы их избежать:
1. Недооценка сложности
Одной из самых серьезных ошибок при реализации любого программного обеспечения является недооценка его сложности. Система, которую вы внедряете, может оказаться более сложной, чем ожидалось, или вы можете чрезмерно упростить процесс, упустив из виду важные детали. Неправильная оценка сложности часто приводит к поспешному внедрению, ставя под угрозу весь проект.
Чтобы избежать этой ошибки: Тщательно оцените возможности программного обеспечения и свои бизнес-процессы, прежде чем приступать к внедрению. Разбейте проект на управляемые этапы, что позволит осуществлять детальное планирование и корректировку по мере необходимости, и привлекайте экспертов в данной области для оценки и понимания всего масштаба проекта.
Разрешение Скотта Франчини предоставлено компанией RedHammer
2. Недостаточное планирование
Недостаточное планирование проекта — еще одна распространенная ошибка, которая может серьезно повлиять на успех внедрения программного обеспечения. Без четко определенного плана, в котором указаны цели проекта, сроки и распределение ресурсов, процесс реализации может быстро стать хаотичным.
Чтобы избежать этой ловушки: Разработайте комплексный план проекта, который охватывает все аспекты реализации, включая первоначальную настройку, тестирование и последующая поддержка. Распределите четкие роли и обязанности, чтобы обеспечить подотчетность и коммуникацию на протяжении всего проекта. Регулярно пересматривайте и корректируйте план, чтобы он соответствовал целям и срокам проекта.
3. Неспособность выполнить сброс
Упустить возможность изменить ключевые элементы, такие как план счетов и коды затрат, — это упущенная возможность улучшить вашу финансовую и операционную отчетность. Внедрение нового программного обеспечения — идеальное время для очистки и реорганизации этих компонентов, чтобы они лучше соответствовали вашим текущим бизнес-потребностям.
Чтобы избежать этой ловушки: Прежде чем переходить на новую систему, потратьте время на оценку существующих финансовых структур и определение областей, требующих улучшения. Проконсультируйтесь с финансовыми экспертами, чтобы разработать план счетов и коды затрат, соответствующие вашим текущим и будущим бизнес-целям.
4. Неспособность определить требования к отчетности на ранней стадии
Неспособность определить требования к отчетности в начале проекта является серьезной ошибкой. Без четкого понимания необходимых отчетов конфигурация системы может не соответствовать потребностям вашего бизнеса, что впоследствии приведет к дорогостоящим корректировкам.
Чтобы избежать этой ошибки: Перед настройкой системы проведите тщательную оценку потребностей, чтобы определить все требования к отчетности. Сотрудничайте с конечными пользователями, чтобы убедиться, что система будет предоставлять необходимую им информацию. Кроме того, обеспечьте гибкость структуры отчетности с учетом будущих изменений в бизнесе.
5. Полагаться на поставщиков
Полагаться исключительно на поставщика программного обеспечения при настройке и тестировании системы может быть рискованно. Хотя поставщики знают свои продукты, они могут не до конца понимать ваши бизнес-процессы или уникальные операционные требования. Поставщики часто сосредотачиваются на предоставлении универсального решения, которое подходит широкому кругу клиентов, но может не соответствовать вашим конкретным потребностям. Это несоответствие может привести к тому, что система не будет полностью поддерживать ваши процессы, что приведет к необходимости дорогостоящей настройки после внедрения.
Чтобы избежать этой ошибки: Примите активное участие в этапах настройки и тестирования, чтобы убедиться, что система соответствует вашим конкретным потребностям. Создайте в своей организации межфункциональную команду для контроля за внедрением и тестированием.
6. Непонимание ваших контрактов
Частой ошибкой является недостаточное прочтение и понимание вашего контракта с поставщиком. Поставщики программного обеспечения и сервисные интеграторы обычно включают базовые услуги в свои контракты, а любая дополнительная работа часто выполняется с помощью заказов на внесение изменений, что может увеличить затраты.
Чтобы избежать этой ловушки: Внимательно ознакомьтесь с контрактом, обращая пристальное внимание на объем работ и любые дополнительные сборы. Проконсультируйтесь с юристами и профессиональными экспертами, которые не только разбираются в законности, но и имеют опыт внедрения программного обеспечения, чтобы убедиться, что условия контракта соответствуют сложности проекта.
7. Недостаточное обучение
Недостаточное обучение может привести к недостаточному использованию возможностей программного обеспечения и может заставить пользователей вернуться к старым процессам, что может ограничить эффективность новой системы.
Чтобы избежать этой ловушки: Разработайте подробный план обучения, который охватывает все роли пользователей и функциональные возможности системы. Предоставлять возможности для непрерывного обучения, включая курсы переподготовки и повышения квалификации, и поощрять культуру обучения, при которой пользователи чувствуют поддержку в освоении новой системы.
8. Отсутствие приоритета при переносе данных
Перенос данных — это важный шаг, который, если его не выполнить должным образом, может привести к повреждению новой системы. Плохо управляемый перенос данных может привести к появлению неточных или неполных данных, что приведет к серьезным проблемам в повседневной работе и принятии решений.
Чтобы избежать этой ошибки: Определите приоритетность переноса данных на ранней стадии проекта, выделив для этой задачи достаточно времени и ресурсов. Используйте инструменты проверки данных для обеспечения точности и полноты перед запуском в эксплуатацию. Кроме того, вам следует заблаговременно преобразовать основные данные и выполнить тестовый запуск критически важных транзакций, чтобы убедиться, что система работает должным образом.
9. Игнорирование поддержки после запуска в эксплуатацию
Несоблюдение плана или бюджета поддержки после запуска в эксплуатацию может существенно подорвать долгосрочный успех вашего программного обеспечения. Даже самые надежные системы требуют регулярного технического обслуживания, обновлений и устранения неполадок.
Чтобы избежать этой ошибки: Включите поддержку после запуска в эксплуатацию в свой первоначальный план проекта и бюджет. Создайте команду поддержки или заключите контракт с внешними поставщиками для выполнения текущего технического обслуживания и обновлений. Планируйте регулярные системные аудиты для выявления и устранения любых проблем на ранней стадии.
10. Плохое управление изменениями
Плохое управление изменениями может сорвать внедрение программного обеспечения. Люди часто сопротивляются изменениям, особенно когда они нарушают устоявшиеся рабочие процессы. Без структурированного подхода к управлению изменениями внедрение новой системы может замедлиться, что приведет к недостаточному использованию или возврату к старым процессам.
Чтобы избежать этой ловушки: Четко и последовательно доводите причины изменений до сведения всех заинтересованных сторон. Вовлекайте ключевые заинтересованные стороны в процесс принятия решений, чтобы завоевать доверие и снизить сопротивление, а также предоставляйте постоянную поддержку и ресурсы, помогающие пользователям адаптироваться к новой системе.Процесс внедрения программного обеспечения редко проходит гладко, но при правильном планировании и дальновидности это не должно стать источником разочарований или финансовых проблем. Независимо от того, являетесь ли вы небольшой строительной компанией или промышленным гигантом, главный вывод заключается в следующем: программное обеспечение само по себе редко является проблемой — все зависит от того, как вы его реализуете.
Comments are closed